为迎接2013年6月由省住建厅，省监理协会组织的湖南省建设工程监理企业信用等级评定检查工作，博林金谷监理部按照《建设工程信息管理》及《监理工作指南》上面的要求，对本监理部的各项工作及资料进行全面的检查与整改，通过本次3A信用等级评价，首先要熟悉监理全过程信息资料管理，监理工作的主要方法是控制，控制的基础是信息，监理资料管理是建设工程信息管理的一项重要工作，是监理工程师依据工程项目目标实施“三控两管一协调”以及安全文明施工监督的基础性工作的重要内容之一。监理资料是监理工作的原始记录，是评定监理工作、界定监理责任的证据可见，监理资料的重要性不言自明。根据参与此次3A等级评定监理资料整理的实践，我觉得监理工作要求越来越高，越来越规范，现交流一些认识和心得。

　　1明确责任、专人负责

　　总监理工程师是监理资料管理的责任主体。总监应对整个监理资料的管理提出目标要求，提出指导性意见，在实施过程中随时检查，关心监理资料的收集、整理、归档工作，同时指定专人具体实施。

　　监理资料是在工程监理过程中逐步形成的。而整个工程监理过程环节繁杂，专业各异，不论是总监，还是专职资料员，仅仅依靠个人的力量是难以做好这项工作的。监理机构内部必须明确分工，如专业监理工程师负责本专业的原材料、分项工程的验收及有关监理资料(含附件)的收集汇总及整理，分部工程验收完毕，即应将完整、真实的监理资料交资料员验收归档。资料员负责监理资料的验收、分类整理。为了保证监理资料管理工作的有序进行，项目监理机构应建立内部工作制度，确定工作程序、内部会议制度、工作检查、汇报制度及监理人员轮休工作替代制度，保证岗位不缺人，工作有人做，资料有人管，监理日志有人记(监理日志是施工质量验收的原始记录，日志填写要注意几方面内容，一是不间断地逐日记载，如果监理周期内有中断情况，要进行补充说明，二是记载内容完善，包括记载日期、气候情况、监理内容、监理设备使用情况和人员配置情况等，三是监理日记要真实反映施工问题，并妥善保管监理日志)，确保监理资料的连续性和完整性。

　　2不断提高资料管理员的业务能力和管理水平

　　资料管理员的工作不是单会电脑操作就可以做的。懂电脑操作是开展资料管理工作的基础。只有了解建筑工程技术资料和监理基本知识才知道要处理什么资料;了解建筑工程技术、基本建设程序才能知道这些是什么，有什么用，资料之间有什么联系;了解文书知识才能知道怎么收文，怎么处理文件;了解档案管理知识才能懂得怎么整理文件。一个合格的资料管理员应掌握多方面的知识。

　　建筑工程实际工作中，相关资料的收集和整理，存在着以下常见问题：①及时性问题，根据施工活动对材料的要求，材料必须与施工进度同步，但在实际施工活动中，由于工程事务繁多复杂，不能够及时记录施工内容，工程资料的收集与整理工作往往要耽搁到闲时或者竣工之际，因此难以尽善体现当时的施工情况，譬如施工多个阶段都需要进行混凝土施工，不同阶段有不同的配合比，工程人员没有及时记录相关数据，当多个类似施工阶段重叠在一起，很有可能出现各时间段配合比的错记问题。②真实性问题，施工材料的意义建立了在材料真实性的基础上，然而事实上材料脱离工程实际情况，不符合实情的情况时有发生，譬如某工程的验收项目，为了片面性体现工程的质量，其开挖基槽的土方长宽度误差皆以毫米为单位，其分项工程验收为“零缺陷”。③准确性问题，施工材料体现施工管理和技术的内容，是工程施工和竣工等指导性文件，材料的准确性可以直接体现于执行与实践的可行性，常见的准确性问题集中于管理部门参与材料编制方面，譬如项目工程师、技术员、资料员、监理单位等缺乏一定的交流，致使资料纵横向脱离不交圈。④完整性问题，这种情况常见于分包工程中，由于工程项目庞大，需将部分工程分包出去，但某些没有资质或者经验较少的施工企业鱼目混珠，致使工程的技术资料等的整理不规范和不齐全，譬如将施工管理资料和质量保证资料统一编排和组卷，而实际上，这两种资料是必须分开整理的。

　　3重视对工程资料的监理工作

　　在开工前就文件资料的填写要求、份数、文件资料传递流程等内容在内部统一认识，并与建设单位、承包单位取得一致。所有监理人员应该执行“工程建设全过程中形成的所有文件资料，统一归档传递到专职人员，进行集中收发和管理”的这项资料管理工作规定，以保证对监理文件资料的有效管理。

　　监理资料管理要做到及时、真实、有序，在施工监理的全过程中，还必须重视对施工资料的监理。施工资料是施工过程的记录，是每一工序、分项、分部工程的实体质量合格文件。监理工程师对工程的验收就是在审核施工资料的基础上，对工程实体进行检查，以验证施工资料的真实性。施工资料不符合要求，则工程实体质量就无从谈起。我们对工程实体的质量控制是从工序、分项、分部工程依次做起的，同样对施工资料的质量控制也应从工序、分项、分部工程做起。细分目标，步步把关。对施工资料的监理是监理工程师的一项重要工作内容。

　　施工资料也是日后施工单位质量责任的证据。为了促使施工单位对施工资料管理的重视，对施工资料的质量控制应从工序、分项、分部工程做起。细分目标，步步把关。在第一次工地例会上就要强调施工资料的重要性，要交待有关施工报验工作的程序和基本条件。特别在施工准备阶段一定要严格把关，坚持报验必须资料先行，各项施工资料必须真实、合格的原则。在平时的工程例会上也要多次重申，并争取获得业主的理解和支持。

　　做好监理部的收发文登记也是项目监理机构的一项重要工作之一，它能够提高整个监理工作效率，也为建设方、施工方查阅资料提供了一个很好的平台，更为以后解决分歧及查找资料的流向做好了充足的准备。因此收发文的登记必须及时、记录详细，确保各类文件有据可查。

　　4关于监理资料的合理分类

　　一个新的监理项目，现场工作千头万绪，该如何开始资料管理工作呢?首先，资料管理员要对监理项目的概况有一定的了解，如：工程名称、规模、投资，是一个单位工程还是几个单位工程，有哪些参建单位等，再了解监理项目有什么分部工程，主要有哪些专业，如有没有钢结构工程、幕墙工程等。了解上述内容可以大致知道工程涉及到哪些建筑材料，有些什么检验、检测项目等，并根据工程的实际情况对文件资料进行分类，以便积累资料。

　　分类的方法多种多样，但不论采用何种分类方法，卷内要反映出文件的有机联系，卷外要有突出的特征。无论怎样分类，都以方便工作为原则，灵活处理，便于查找。下面举几个分类方法。

　　4.1按机构分类

　　(1)先区分各机构，再按时间先后顺序排列;

　　(2)上级发文放在上级各机构文件里，但项目监理部对文件作了回复或转发，则应留存一份复印件与项目监理的复文或转发文作为一份文件存放在项目监理部的文件里，项目监理部的复文或转发文在前，被回复的文件或被转发的文件(复印件)在后;

　　(3)项目监理部发文放在项目监理部的文件里，项目监理部向上级的请示，上级单位作了批复，则项目监理部的请示在前，上级的批复在后;

　　(4)下级的文件放在下级，但下级的请示与本级的批复作为一份文件存放在项目监理部的文件里，项目监理部的批复在前，下级的请示在后。

　　4.2按文种分类

　　按文件种类分别整理，同种文件放在一起，但要区分文件所反映的问题。如文件是针对进度(工期)的把它另放进进度(工期)管理的资料里;如文件是针对投资(造价)的，把它另放在投资(造价)管理资料里;如文件是针对涉及图纸的，把它另放在设计文件里(为了便于查找，可多复印一份备在原种类文件中，也可在目录中写明另放文件地方)。

　　4.3按分部工程进行分类

　　对于材料报审、工程报验资料，可区分分部工程进行分类。因为一个项目材料多，专业多、验收多，造成的这些资料也多，这样分类能反映工程的构造特点，保持这些资料的有机联系。

　　上述所举的分类方法，无论哪种都必须将目录做好，以便查找。

　　总之，要做好监理资料的管理，必须要有足够的耐心，要有一定的专业知识、工作经验以及监理部团队的全力配合。虽然这次AAA诚信认定检查未能抽中我监理部，但我们的努力没有白费，为以后的工作奠定了基础。