2013年度，公司‘’三A’’评定,抽中楚天雅郡项目，虽然经过一段时间准备，整体评价效果不错，但监理部自认为多方面仍有待努力。结合本次检查，就如何提升资料归档质量，发表几点看法，监理部成员共同学习，以期资料动态管理中，自始至终不乏其完整性。
就资料本身而言，其收集整理是一件简单事情，然而归类整理这一长期动态过程却非易事。本次检查中重点检查项目，只需随机抽查日记中履职项、或隐蔽验收记录、报验申请等其中一项签认时间，再与其它众多关联资料签字时间比对，时间错位问题便会产生，一句话，牵一发动全身。该方面做得细致实属不易，本人认为是监理工作全面体现。
其一、监理部要以自身规范化工作方式影响施工单位，资料同步进度是关键。多数施工单位资料方面不重视，分时间段报送大量资料签认，时间不连贯，监理部不能随波逐流。
其二、监理部在这一工作中，需自始至终的坚持，监理部各级管理要持之以恒，鉴于目前监理人员的流动性，服务意识的差别，坚持不易。
其三、专业工程师熟悉进度状况，同步需要哪些资料、及时收集，与岗位职责相对应。
其四、工程进展中的各项监理活动：验收、见证、巡视检查、平行检测、旁站、协调、指令文件等要坚持同步日记记录。
自工程开工，监理部制定资料归档流程要求，对应入盒，所有签认资料由监理部资料员盖章，资料员知道哪些资料归类入档，对未及时跟进资料提醒工程师收集。
大部分项目未报建先开工。该阶段资料收集整理是棘手问题。本人想到两点：一、监理所发文件，只需签收而不发。二、施工方所报工程实体资料，仅签时间，不签字。手续完善后补办签字签收。

作者：楚天雅君监理部 邵云飞